Quote-to-Cash Guide

Das Ziel von Angebot-zu-Bargeld (Q2C) besteht darin, den Prozess Ihres Vertriebsteams, ein Kundenangebot in Bargeld umzuwandeln, so effizient wie möglich zu gestalten. 

In diesem Leitfaden von Angebot bis Zahlung behandeln wir:

• Was ist Quote-to-Cash (Q2C)?
• Der Quote-to-Cash-Prozess
• Identifizierung häufiger Herausforderungen im Quote-to-Cash-Prozess
• Wie unterscheidet sich Quote-to-Cash von Order-to-Cash? 
• Bewältigung dieser Herausforderungen durch Automatisierung
• Optimieren Sie Ihren Quote-to-Cash-Prozessablauf mit den richtigen Werkzeugen.

Was ist Quote-to-Cash (Q2C)?

Quote-to-Cash (Q2C) ist der Prozess zwischen dem anfänglichen Kundenangebot eines Unternehmens und dem tatsächlich eingegangenen Geld. Dieser Prozess umfasst Kundenangebote, Bestellungen und Rechnungen und verfolgt den Verkauf akribisch von der Initiierung bis zur Erfüllung. 

In der Vergangenheit führte die Abhängigkeit von papierbasierter Dokumentation und manueller Dateneingabe zu Ineffizienzen und Ungenauigkeiten im Q2C. 

Ohne einen optimierten Q2C-Prozess, wie wird Ihr Unternehmen genau bestimmen, welche Beträge geschuldet sind, Zahlungseingänge antizipieren und eine zügige Begleichung der Rechnungen sicherstellen?

Quote-to-Cash-Beispiel

In einem typischen Quote-to-Cash-Prozess konfiguriert das Verkaufsteam ein Angebot oder eine Lösung basierend auf den Bedürfnissen des Kunden, wählt das passende Preismodell (z.B. gestaffelt oder nutzungsbasiert) und erstellt ein Angebot zur Genehmigung. Nach der Genehmigung wird der Vertrag erstellt und das Abonnement aktiviert, wobei das System die Abrechnung, Rechnungsstellung und jegliche Nutzungserfassung automatisch verwaltet. Rechnungen werden an den Kunden gesendet, Zahlungen werden verarbeitet und bei Bedarf werden Mahnverfahren für fehlgeschlagene Zahlungen eingeleitet. Während dieses Prozesses wird die Umsatzrealisierung automatisiert, um die Einhaltung der Rechnungslegungsstandards zu gewährleisten, und Echtzeitanalysen liefern Einblicke in wichtige Kennzahlen wie wiederkehrende Einnahmen und Abwanderung, was hilft, die gesamte Monetarisierungsstrategie zu optimieren.

Der Quote-to-Cash-Prozess

Die folgenden Schritte erklären den entscheidenden Arbeitsablauf des Quote-to-Cash-Prozesses.

Angebotskonfiguration

Dies ist der erste Schritt des Quote-to-Cash-Prozesses. Unternehmen nutzen die Produktkonfiguration, um ihren Kunden maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Dies beinhaltet die Anpassung von Produkten und Dienstleistungen durch die Auswahl gewünschter Kombinationen, Merkmale und Komponenten.

Forschung zeigt, dass Konfigurations-, Preis- und Angebotssoftware (CPQ) die für die Produktkonfiguration benötigte Zeit um 28% erheblich reduziert. Tools wie CPQ ermöglichen es den Vertriebsmitarbeitern, Funktionen und Komponenten-Kombinationen für komplexe Konfigurationen anzugeben – zum Beispiel, welche Funktionen sich gegenseitig ergänzen, kombiniert oder gebündelt werden können. Dies erleichtert auch die Auswahl von Zubehör mit Komponenten und verringert die Fehleranfälligkeit.

2. Preisgestaltung

Wenn die gewünschte Angebotskonfiguration abgeschlossen ist, stellt das Vertriebsteam sicher, dass sie die beste, genaue und fehlerfreie Preisgestaltung für das Angebot so schnell wie möglich haben. Dies umfasst die erforderlichen Genehmigungen für Rabatte oder Aktionen sowie Sonderangebote.

CPQ hilft dabei, sicherzustellen, dass die Preisgestaltung flexibel ist und die spezifischen Details des Deals berücksichtigt, einschließlich Produktmerkmale, Rabatten und vertraglichen Vereinbarungen.

Diese Preisgestaltungsphase kann herausfordernd sein, da das Vertriebsteam den optimalen Wert in Bezug auf den Preis sichern muss, während es gleichzeitig erfolgreich den Kundenabschluss erzielt. Ein Deal Desk kann in diesem Stadium ebenfalls hilfreich sein.

3. Zitieren

Nach der Konfiguration von Produkten, Dienstleistungen und Preisen wird das Angebot erstellt, das wichtige Details wie Preise, Liefertermine und Konditionen enthält.

4. Vertragsmanagement

Dies umfasst die Vertragserstellung, Verhandlung und Verlängerung. In der Regel erfolgt das Vertragsmanagement, wenn der Kunde mit den Angeboten und dem gesendeten Vorschlag zufrieden ist. Der Vertrag und die Vereinbarung werden formalisiert und legen den Rahmen für die Transaktion fest.
CPQ-Software ermöglicht es dem Vertrieb, den Deal-Genehmigungsprozess zu optimieren, indem sie Verzögerungen und Reibungsverluste durch manuelle Prozesse beseitigt – sie sendet automatisierte Genehmigungsbenachrichtigungen an die erforderlichen Interessengruppen, liefert umfassende Deal-Details und stellt Compliance sowie Prüfbereitschaft sicher.

5. Bestellungen

Ihr Unternehmen könnte Bestellungen auf verschiedene Weise verwalten, zum Beispiel über ein CRM-System, das integriert ist mit CPQ, durch direkte Vertriebsmitarbeiter, Online-Shops, Self-Service-Portale, Drittanbieter-Marktplätze oder Partnernetzwerke.
Jede neue Bestellung löst eine Kaskade von Aktivitäten aus, die Bestellverfolgung, Abrechnung und Zahlungseinzug umfassen.

6. Zahlung und Inkasso

Ist Ihr System in der Lage, verschiedene globale Währungen nahtlos zu verarbeiten? Die weltweite Bestellabwicklung, von Texas bis Neuseeland, ist für den Geschäftserfolg entscheidend.
Die Verwaltung der Währungsumrechnung in verschiedenen Regionen ist ebenso wichtig wie die Einhaltung von Steuervorschriften, um den Ruf Ihrer Marke zu wahren.

7. Abrechnung

Eine genaue Abrechnung kann schwierig sein, insbesondere in Bezug auf kanalübergreifende Rechnungsstellung, Datenkonsolidierung und das Zusammenführen von Rechnungen für verschiedene Angebote – sei es physische Waren, einmalige Gebühren, Dienstleistungen oder Abonnements. Es ist wichtig, Genauigkeit zu gewährleisten und Fehler in den Finanztransaktionsdaten zu vermeiden.

8. Umsatzrealisierung

Mit Wachstum kommen Komplexitäten in der Rechnungsstellung und Fakturierung, aber auch bei der Umsatzrealisierung. Die Monetarisierung von Angeboten erfordert Anpassungsfähigkeit und das Vermeiden der Fallstricke veralteter Strategien, die mühsam und kostspielig sind.

9. Erneuerung

Je nachdem, welches Team für Ihr zuständig ist. Monatlich wiederkehrender UmsatzMRR) Erweiterung, Ihre Verkaufs- oder Kundenerfolgsteams suchen nach Möglichkeiten, Kunden mit dem Ziel, das Geschäft zu verbessern, Upselling oder Cross-Selling anzubieten. Kundenlebenszeitwert.

Die Erfahrung, die Ihr Kunde im gesamten Order-to-Cash-Prozess macht und wie gut Ihre Upsell-Strategie orchestriert ist, kann eine wichtige Rolle bei seiner Entscheidung spielen, den Vertrag zu verlängern.

Quote-to-Cash vs. Order-to-Cash

Quote-to-cash andAuftragsabwicklung (O2C) stehen in engem Zusammenhang mit Geschäftsprozessen, decken jedoch unterschiedliche Phasen des Verkaufszyklus ab. In Bezug auf die beteiligten Prozesse umfasst Q2C das Erstellen von Angeboten, Verhandlungen, die Erstellung von Verträgen oder Vereinbarungen, die Auftragserteilung, die Erfüllung, die Rechnungsstellung und die Zahlung. O2C hingegen umfasst die Auftragserfassung, die Auftragserfüllung, die Rechnungsstellung, die Debitorenbuchhaltung, die Zahlung und die Anwendung von Barmitteln.

Häufige Herausforderungen im Quote-to-Cash-Prozess

Mit so vielen beweglichen Teilen im Q2C-Prozess treten oft Herausforderungen auf, die möglicherweise den Schwung Ihres Vertriebsteams behindern. Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist nicht nur für den Erfolg Ihrer Finanz- und IT-Abteilungen von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Aufrechterhaltung der Geschäftsagilität, die erforderlich ist, um mit den richtigen Angeboten zur richtigen Zeit auf den Markt zu kommen.
Einige der häufigsten Probleme sind:

Ungenaue Daten

Falsch eingegebene Daten in Ihr Quote-to-Cash-System können zu Verzögerungen und Fehlern führen, was finanzielle Verluste verursachen kann. Manuelle Fehler sind ein großes Problem. Wenn Vertriebsmitarbeiter Daten ungenau eingeben, kann das System ungenaue Angebote erstellen.

Mangel an Sichtbarkeit

Wenn Sie nicht sehen können, was in jeder Phase des Quote-to-Cash-Prozesses passiert, ist es unwahrscheinlich, dass Sie Probleme identifizieren und beheben können, die auftreten. Dieser Mangel an Sichtbarkeit kann auch zu Frustration bei den Kunden führen, wenn sie nicht über ihren Angebot- oder Bestellstatus informiert werden.
Während die Sichtbarkeit im Quote-to-Cash-Prozess entscheidend ist, ist die Sichtbarkeit Ihrer erkannten Datenströme ebenso wichtig und hängt von allen vorgelagerten finanziellen Prozessen ab, die stattfinden. Live-Finanzpositionen sind entscheidend, um Geschäftsentscheidungen während eines Quartals zu informieren und erfordern Echtzeitberichte und Analysen aus all Ihren Finanzsystemen.

Manuelle Prozesse

Quote-to-cash Prozesse, die mit manuellen Aufgaben wie Dateneingabe oder manueller Rechnungserstellung belastet sind, neigen dazu, fehleranfällig und zeitaufwendig zu sein. Dies behindert nicht nur die Effizienz, sondern verpasst auch Chancen für Upselling oder Cross-Selling.

Komplexe Preisgestaltung

Moderne Preisstrategien umfassen eine Vielzahl von Angeboten, von Abonnements bis hin zu nutzungsbasierten Modellen, Hardware-Produkten, professionellen Dienstleistungen und Bündelpaketen, was die Komplexität erhöht.
Die effektive Implementierung und Automatisierung dieser Preisstrategien sowie die Verwaltung der damit verbundenen Abrechnungsimplikationen ist entscheidend.

Mangel an Integration

Integrationslücken im Quote-to-Cash-Prozess führen zu inkonsistenter Berichterstattung, Datenverdopplungen und anderen Ineffizienzen. Eine nahtlose Integration über Ihre Systeme hinweg, vom CRM bis zu den Back-End-Finanzplattformen, ist für optimale Ergebnisse unerlässlich.

Warum ist der Quote-to-Cash-Prozess entscheidend?

Unternehmen bieten nun vielfältige digitale Dienstleistungen an, die unterschiedliche Preisstrukturen, Bestimmungen und Nutzungsverfolgung beinhalten. Erstellen von Servicepaketen über mehrere Kanäle hinweg, einschließlich E-Commerce, In-App, Vertrieb, Partner und Marktplätze, hilft, das Kundenengagement zu verbessern und das Wachstum zu fördern. 

Um mit den sich entwickelnden Märkten und dynamischen Kundenpräferenzen Schritt zu halten, müssen Unternehmen ihre konventionelle Herangehensweise an das Management des Quote-to-Cash-Prozesses überdenken. Es ist unerlässlich, in eine robuste Monetarisierungsplattform zu investieren, die den gesamten Quote-to-Revenue-Lebenszyklus unterstützt.

Verwandt: So behalten Sie Abonnenten in jeder Wirtschaft.

Überlegungen für eine Monetarisierungsplattform zur Unterstützung von Quote-to-Cash.

Hier ist, worauf Sie bei der Auswahl einer Monetarisierungsplattform achten sollten, die den gesamten Quote to Cash Prozess umfassend unterstützt. Sie benötigen ein technologisches Fundament, das Automatisierungstools bietet, die Vertriebsteams durch die Rationalisierung arbeitsintensiver Aufgaben unterstützen und ihnen ermöglichen, sich auf die Kernverkaufsaktivitäten zu konzentrieren.

Einführung neuer Einnahmequellen

Die Plattform sollte mühelos verschiedene Preismodelle aufnehmen. Von abonnementbasiert bis zu nutzungsbasiert, einmaligen und wiederkehrenden Transaktionen. Da Unternehmen innovativ bleiben müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist eine flexible Plattform entscheidend für die Preisgestaltung und das Packaging von digitalen Dienstleistungen, Hardware, Bündeln und Sonderaktionen.

Verwandt: Wie man die Iteration von Preisen, Paketen und Aktionen beschleunigt.

Agilität und Flexibilität in der Marktbeteiligung

In der heutigen sich schnell entwickelnden Marktlage müssen Unternehmen neue Angebote einführen, Preise anpassen und Werbeaktionen innerhalb von Stunden und nicht Monaten erstellen.

Altsysteme und starre Integrationen behindern die Agilität und beeinträchtigen die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

Unterstützung bei der End-to-End-Monetarisierung

Quote-to-Cash-Operationen dienen als Rückgrat für Monetarisierungsstrategien. comprehensive platform Sollte Prozesse optimieren, die Angebotserstellung, Bestellung, Abrechnung, Zahlungen und Umsatzrealisierung umfassen, und sich nahtlos an wechselnde Anforderungen anpassen.

Dynamische Reaktion auf Kundenbedürfnisse

Die Anpassung an unterschiedliche Kundenpräferenzen und -verhalten ist unerlässlich. Unternehmen müssen maßgeschneiderte Erlebnisse orchestrieren über verschiedene Systeme hinweg, einschließlich Bereitstellungs- und Kommunikationsplattformen.
Das Verständnis des Abonnentenlebenszyklus und das Bereitstellen einer dynamischen Erfahrung innerhalb des Anwendungsecosystems ist entscheidend.

Integrationsmöglichkeiten

Nahtlose Integration mit bestehenden Softwareanwendungen ist entscheidend. Unternehmen sollten suchen Vorgefertigte Konnektoren und APIs die eine einfache Integration mit verschiedenen Systemen, wie etwa dem Hauptbuch, ermöglichen, data warehousesBesteuerungssysteme, Zahlungsgateways und mehr.

Optimieren Sie Ihren Quote-to-Cash-Prozess mit den richtigen Werkzeugen.

Die folgenden Werkzeuge spielen in verschiedenen Phasen des Q2C-Prozesses eine strategische Rolle und gewährleisten einen reibungslosen und optimierten Arbeitsablauf.

CPQ-Lösung

Mit Abstand die wichtigste Software im Q2C-Prozess, CPQ Verwaltet und automatisiert den Prozess der Konfiguration, Preisgestaltung und Angebotserstellung. Dies ist entscheidend für die Erstellung genauer Angebote basierend auf komplexen Preismodellen, Bündelung von Produkten und Verwaltung von Abonnements.

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Bestellmanagementlösung

Eine weitere unverzichtbare Software im Quote-to-Cash-Prozess — eine umfassende Bestell Management Lösungen Optimiert den gesamten Workflow, von der Erstellung bis zur Erneuerung. Diese Lösung führt detaillierte Prüfpfade, die alle Änderungen an Verträgen dokumentieren.

Abrechnungslösung

Moderne Abrechnungssoftware Verwaltet und automatisiert Rechnungsstellung, Zahlungen und Abonnementänderungen. Es unterstützt verschiedene Gebührenmodelle (z. B. Pauschalgebühren, pro Einheit, Volumen- und Nutzungsbasierte Preise), was entscheidend für die korrekte Abrechnung der Kunden ist und zukünftiges Wachstum und Skalierbarkeit des Unternehmens ermöglicht.

Zahlungslösung

Ermöglicht die Verarbeitung von ZahlungenIntegrieren mit mehreren payment gateways Transaktionen sicher und effizient abzuwickeln. Es unterstützt auch mehrere Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Banküberweisungen und digitale Geldbörsen. Eine Zahlungslösung automatisiert auch den Mahnprozess und verwaltet Inkassos. Sie hilft, die Abwanderung zu reduzieren, indem sie erneute Versuche bei fehlgeschlagenen Zahlungen automatisiert und Inkassostrategien optimiert.

Erlösrealisierungslösung

Umsatzrealisierung Software ist unerlässlich, um finanzielle Genauigkeit und die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und Vorschriften wie ASC 606 und IFRS sicherzustellen. Diese Software bietet Automatisierung, Präzision und Effizienz für den Umsatzrealisierungsprozess innerhalb Ihres Q2C-Workflows.

Analyselösung

Bietet umsetzbare Einblicke mit real-time analytics, sodass Unternehmen wichtige Kennzahlen wie Abwanderungsraten, Kundenlebensdauerwert und Umsatzprognosen verfolgen können.

Integrations- und Erweiterbarkeitslösungen

Moderne Q2C-Software muss mehr sein als nur ein Werkzeug zur Rechnungserstellung. Sie muss nahtlos integrieren mit einer Vielzahl anderer Systeme in Ihrem Q2C-Arbeitsablauf — wie CRM, ERP, CPQ und Zahlungsgateways — um Abläufe zu optimieren und ein einheitliches Erlebnis in Ihrer Organisation zu bieten. Die richtige Plattform, mit starken Integrations- und Erweiterungsfähigkeiten, wird zu einem zentralen Hub für Ihre Geschäftsabläufe und ermöglicht den Echtzeitaustausch von Daten, verbesserte Entscheidungsfindung und verbesserte Kundenerfahrungen. 

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