理解電子請求書
請求書は、ビジネスの財務運営の重要なプロセスです。ただし、紙ベースの請求書は労力を要し、人為的なエラーが発生しやすいです。今日、電子請求が従来の請求プロセスの代わりになりつつあります。
電子請求は、企業に著しい利点を提供しており、コスト削減、効率性、キャッシュフローの改善、規制順守、環境の持続可能性が含まれています。
多くの国々が、納税コンプライアンスの向上や詐欺の軽減のために電子請求の利用を義務付けています。世界的に事業を展開している企業は、地域に現地拠点を持っている地域で事業を継続するために、これら変化する規制を考慮する必要があります。
What is e-invoicing?
E-請求書、または電子請求書は、紙ではなく電子形式で請求書を送受信するプロセスです。これには、PDFや物理的な紙の請求書を送る代わりに、構造化された機械可読形式で請求データをやり取りすることが含まれます。これにより、企業資源計画（ERP）システムがXMLやJSONなどを効率的に処理できるようになります。
E-請求書は、Webポータル、電子メール、または電子データ交換（EDI）システムを使用するなど、さまざまな方法で行うことができます。また、請求書の作成と処理を自動化するソフトウェアやプラットフォームを使用することも含まれます。
企業は、より競争力を持つため、業務を効率化し、炭素排出量を削減し、規制の順守を維持する手段としてE-請求書を採用しています。
種類の電子請求
ビジネスが使用する電子請求書の3種類を見てみましょう。
非構造化
非構造化の電子請求書は、記録目的で使用される従来の紙ベースの請求書に類似しています。このタイプの電子請求書は、埋め込みファイル接続や構造化データがないまま、電子請求書のビジュアルの外観を保持します。一方で、受信者のシステムにデータを手動で抽出して入力する必要があることがあります。
構造化
構造化請求書は、データに視覚的な表現がない電子請求書の形式です。グラフィカルなレイアウトはありません。代わりに、システムが処理するために必要な構造化データに焦点を当てています。
一部の構造化フォーマット（たとえばXML）は、自動システムによって問題なく読み取られ処理されることがあります。
ハイブリッド
ハイブリッド電子請求書形式は、構造化および非構造化フォーマットの特性を1つのシステムに組み合わせたものです。これにより、請求書のビジュアル表現を持ちながら、請求書が機械で処理されるように埋め込まれたファイルも含まれます。このタイプの電子請求書は、ソフトウェアベースの請求システムを使用している場合には強く推奨されます。
電子請求書システム
売り手と買い手が電子請求書を採用すると、財務業務はシームレスになります。勘定の体系的な管理はデジタル環境内で行われます。これは売り手と買い手の電子請求書プロセスに関わるステップです。
売り手
1. 請求書の準備:
請求書は、購入した商品やサービスに対して買い手に請求するために電子請求プラットフォーム内で作成されます。これは売掛金システムを管理するための出発点です。
2. 請求書の発行:
この段階では、オペレーターが構造化されたデータ形式と安全なソフトウェアソリューションを使用して請求書に含めるためのすべての重要な詳細を入力します。これには請求書番号やトラッキングおよびレポート作成のための特定のユニークな情報が含まれることがあります。
3. 請求書の送信:
この段階では、システムによって電子請求書が検証されます。この自動検証により、請求書がその地域の既存の規則や標準に準拠していることが保証されます。
4. 確認と承認:
この時点で、買い手はすでに支払いを行っているはずです。売り手はその後、支払いを確認し承認します。これにより、システム内の透明性が向上します。承認された電子請求書は、その後、記録のために買い手に送信されます。
5. レポーティングと分析:
売り手は記録を保持し、支払われた請求書のコピーを統合システム内に保持します。これにより、必要に応じてシームレスな財務分析や監査が可能となります。
買い手
1. 請求書の受領:
電子請求書を受け取ると、支払い口座管理システムがアクティブ化されます。ここでは、買い手は財務統合システムまたはERPを通じてサプライヤーから電子請求書を受け取ります。
2. 請求書の検証:
このプロセスでは、システムが構造化された形式で提示された電子請求書を読み取り、買い手によるレビューと検証のために準備します。これにより、スムーズな統合とデータフローが実現されます。
3. 勘定への記帳:
このステップでは、システムがさらに電子請求書のレビューを自動化し、既存の規則や標準に準拠していることを確認します。これにより、行われている取引の正確性と透明性が確保されます。その後、請求書は支払い待ちとなります。
4. 支払いのスケジュール:
このステップでは、買い手が自分の口座を通じて支払いを承認し、財務システムを通じて取引を実行します。
5. 記録の保持:
システムは請求書と支払い履歴を財務システム内に記録します。これは、支払いが必要な時に透明性と説明責任を確保するためです。同様に、売り手は支払われた請求書の電子コピーにアクセスできます。
6. レポーティングと分析:
買い手は統合システム内で実行された取引の包括的なレポートを受け取り、それを日、週、月、または年の末に行う財務分析のためにファイルに保管します。
何がe請求書の利点でしょうか？
電子請求書の継続的な採用と使用は、企業に多くの利点をもたらします。これには、業務の最適化、コンプライアンスの向上、およびコストの削減が含まれます。
データ入力エラーの削減
電子請求書は、手作業のデータ入力や紙ベースの請求書で発生する可能性のあるエラーのリスクを低減します。これにより精度が向上し、紛争や遅延が減少するのに役立ちます。
迅速な請求書処理と加速された支払い
電子請求書はより自動化されたプロセスの一部であるため、企業は支払いをより迅速かつ効率的に受け取ることができ、これによりキャッシュフロー管理が改善されます。2024年のグローバル電子請求書および税務コンプライアンスレポートによると、自動システムの使用により、取引の33%が期限内に支払われました。これに対して、期限内に支払われた紙ベースの請求書は24%でした。
強化された可視性と追跡
統合された電子請求書システムを使用すると、発行された電子請求書が関係者にすぐに利用可能になり、追跡が従来の請求システムよりもシームレスになります。これにより、ビジネスの取引中における両者間の透明性が向上します。
コストの節約
紙ベースの請求書には、高いメンテナンス、管理、および手作業処理が伴います。これにより、コストが増加し、リソースが消費されます。財務管理研究所（IOFM）によると、従来の請求方法から電子請求書に切り替える企業は、コストを最大80%節約できます。
セキュリティの向上
電子請求書に付与される固有かつ繰り返し不可能な封印と証明書を使用することで、詐欺や文書偽造が困難になります。このシステムは、紙ベースや印刷された請求書で一般的な詐欺や偽造に対するセキュリティを提供します。
生産性の向上
電子請求書を使用することの重要な利点の1つは、チームメンバー間やビジネスパートナーとの間で発生する統合のレベルによるものです。これにより、時間とリソースを節約しながら、他の重要なビジネス運営に集中できるチャネルが開かれます。
自動一致および検証
電子請求書は、自動一致と検証により請求書を迅速に処理することが容易です。システムは請求書を読み取り、検証し、支払いのために処理するため、他のビジネスタスクに貴重な時間を節約します。
効率的な監査トレイルと記録保存
支払い履歴を確認するために大量の書類をひも解かなければならないと監査は困難です。電子請求書は監査を容易かつ効率的にします。また、チームに効率的なファイリングシステムを提供し、記録を電子的に維持できるようにします。
Common formats of e-invoicing
E-請求書は、一貫した構造と請求書の内容を確立するための標準フォーマットに依存しており、さまざまなE請求システム間でデータの簡単な交換を確保します。以下はいくつかのE-請求規格です:
UBL（Universal Business Language）
UBLを使用したE-請求プロセスは、標準化されたXML形式を使用して実行されます。これらのE-請求書はさまざまなアプリケーションやシステム間でシームレスな相互運用性を持ちます。この形式はE-請求で広く使用されています。
JSON（JavaScript Object Notation）
JSONは、人間と機械が簡単に読めるデータ交換形式です。JSONはXMLに似た新しい形式であり、そのシンプルさ、直感的な実装、新しいプログラミング言語との互換性から、デジタルおよびeコマースで人気があります。
XML（eXtensible Markup Language）
XMLは柔軟で包括的なE-請求書フォーマットであり、E-請求書の構造とデータ内容を人が読める形式で定義できます。これは高度にカスタマイズ可能で簡単に自動化できる形式です。XMLを使用して情報を解釈および処理するのは簡単です。各データ要素には説明ラベルタグが付いています。
ISO 20022
ISO 20022は、財務情報の処理に対するオープンな普遍的な標準と見なされています。この標準により、すべてのビジネス財務取引に対して一貫して詳細で構造化されたデータをE-請求書に持つことができます。
Peppol BIS
Peppolは、Pan-European Public Procurement Onlineを表しており、Peppol BISはPeppolネットワーク内で調達活動に必要な電子文書を作成するために使用される標準的なE-請求書フォーマットです。これには、欧州政府や公共セクターが使用するE-請求書フォーマットも含まれます。
EDIFACT（Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport）
EDIFACTは、ビジネスと顧客がさまざまな業界で電子データ交換（EDI）を行うためのグローバル標準として残っています。従来のシステムでの無紙化交換で成功を収めた後、現代のE-請求書にも使用されるようになりました。
Factur-X
Factur-Xは、2017年にフランスとドイツで作成されたE-請求書フォーマットです。この標準化された形式により、企業は欧州標準化委員会（CEN）が確立した欧州セマンティック標準EN16931を満たすことができます。これはしばしば、PDFファイルにXMLファイルが組み込まれたハイブリッド形式と見なされています。
何はe-請求書の課題ですか？
E-請求書は、支払いプロセスを自動化し、将来の参照のために財務記録を安全に保つという重要な利点を提供します。しかし、それには課題もあります。採用する際に直面するかもしれないいくつかの課題について議論しましょう。
ワークフローの変更
E-請求書の採用と実装は、少なくとも最初の段階では会社内のワークフローに変革をもたらします。これにより、請求書を処理しサプライチェーンシステムに配信する新しい作業ストリームが作成され、時間と労力がかかり、労働集約的である可能性があります。
顧客の抵抗
従来の請求書の方法からの転換は難しい場合があります。顧客は習慣やスキルの不足から紙の請求書を好むかもしれません。ビジネス、従業員、および顧客は、新しいプロセスの動作方法とビジネス運営にもたらす価値を理解する必要があり、e-請求書の実施を成功させるためには欠かせません。
初期実装コスト
E-請求書の採用を決定すると、コストがかかります。時には、実装コストが高額であるために企業がe-請求書の採用をためらうこともあります。これには新しいソフトウェアやハードウェアの購入、その統合、およびe-請求書を実装するために必要なトレーニングコストが含まれます。
既存システムとの統合
E-請求書ソフトウェアソリューションを既存の財務および運用システムと統合することは難しい場合があります。これは、企業がサービスする国、業界、および顧客の種類に基づいて異なるe-請求書プロトコルをサポートするために複雑なシステムを整理する必要があるためです。正しく行われないと、コンプライアンスの問題を引き起こす可能性があり、データ損失も発生するかもしれません。
法的および規制フレームワークの変動性
異なる管轄区域やセクターでの規制ルールは、企業に対し地域全体でe-請求書の規制に準拠する必要があります。企業は主要な市場に準拠するe-請求書ソリューションを実装する必要があります。
E-請求書と規制遵守
E-請求書の規制は、居住地によって異なりますので、ビジネスが法令遵守を維持していることを確認するために調査することが重要です。これを怠ると、重い罰金、法的問題、および潜在的な刑事告発につながる可能性があります。
以下は、e-請求書のコンプライアンス要件のさまざまな地域の例です:
アメリカ合衆国: 米国では、税金の複雑さや中央機関の不在のため、B2B取引においてe-請求書の提出は義務付けられていません。各州ごとに税金が異なるため、全国的にe-請求書を導入することは困難です。Business Payments Coalitionのような団体が、企業が簡単にe-請求書を共有できるようにするための標準形式を作成しようとしています。
欧州連合: EUの公共部門機関はe-請求書を受け入れる義務があります。e-請求書は、データや電子署名などに関する特定の規制に従う必要があります。異なるEU諸国の間には、ルールにいくつかの違いがあります。
アジア太平洋地域: シンガポール、香港、台湾、韓国などの国々がe-請求書の分野で先駆けています。韓国では、一定の収益基準を超える課税対象の個人や法人に対して義務的なe-請求書システムがあります。シンガポールでは、すべての政府機関に対してe-請求書が義務化されています。
最適な電子請求ソリューションを選択する
ビジネスにとってどのe請求ソリューションを使用するかを決定することは重要です。次に、どのe請求ソリューションを採用するかを決定する際に考慮すべき点を示します。
クラウドベース vs オンプレミス
e請求ソリューションを選択する際には、お客様がどの地域にいるかを考慮してください。もし、お客様が地域内にあり、国外にはない場合は、オンプレミスのe請求を選択できます。ただし、国際的な顧客を対象としている場合や市場が国境を超える場合は、クラウドベースのe請求がお勧めです。
統合会計ソフトウェア
選択したe請求ソリューションは、会計ソフトウェアなど既存の財務システムと効率的に統合する必要があります。これにより、二重入力などのシステムエラーがなくなり、シームレスな請求プロセスが確保されます。また、e請求ソフトウェアは他の既存のファイナンスワークフローとも統合する必要があります。
業種固有のソリューション
e請求ソリューションを選択する際に重要な要素の1つは、その業界内の請求問題を解決する能力です。これにより、業界に適した調整を必要とする一般的でないソリューションを使用する代わりに、e請求の全ての利点を最大限に活用できる競争上の優位性が得られます。
コンプライアンスとセキュリティ機能
選択したe請求ソリューションが、e請求要件に適合するために必要なインフラを備えていることを確認してください。データセキュリティも重要であり、規制パラメーターを違反することで罰せられることを防ぐために必要です。
スケーラビリティ
ビジネスが成長するにつれて請求ニーズが変化する可能性があります。変化する要件に適応するe請求ソリューションを選択することが重要です。
アップグレードと将来の開発
ビジネスのダイナミクスは常に変化し続けます。業界内で起こる変更に対応するために、インフラをアップグレードするe請求ソリューションを使用することが重要です。
税務の専門知識
世界中のe請求規制が継続的に変化する中、地元の法律や税制に適合するようe請求ソリューションを更新する必要があります。
データ品質サービス
選択したe請求ソリューションは、請求書が購入者に送信される前にデータをチェックして最適化された請求書検証を行うインフラを備えている必要があります。これにより、調査や照合などにかかる時間やリソースを節約するのに役立ちます。
E-請求書のソリューション：さまざまなビジネス規模に対応
電子請求書ソリューションは、あらゆる規模のビジネスに利益をもたらすことができますが、特定の機能が他のビジネス規模に大きな影響を与える可能性があります。
中小企業
Webベースの電子請求書ポータルはオンラインで存在し、ビジネス間で請求書のやりとりを管理します。ユーザーはウェブプラットフォームを通じて請求書を管理できるため、中小企業に最適なプラットフォームです。
企業
電子データ交換（EDI）システムは、特定の形式を使用してビジネス間でデータを整理してやりとりします。これは高度に自動化されたシステムであり、複雑なサプライチェーンを持つ大企業に適しています。
さまざまなビジネス規模
請求書サービスプロバイダーは、ビジネスの請求書の作成、共有、検証を含む、ビジネス全体の請求書処理を管理するエンドツーエンドの電子請求書ソリューションを提供しています。
より強固なセキュリティを求める一部の企業は、ブロックチェーンベースのシステムを選択するかもしれません。データブロックは分散され、各々が取引の記録を持っています。データは分散型のブロックチェーンネットワークに格納されるため、多くの企業に安全なオプションです。
今日はさまざまな電子請求書ソリューションが利用可能です — どこでビジネスにより効率を実装できるかを評価し、個々のビジネスに適したソリューションを選択してください。
その他の電子請求に関する考慮事項
売掛金および買掛金機能の変革
電子請求書は、売掛金および買掛金に新しい機能を付与し、自動請求書のライフサイクルを可能にします。これにより、電子請求書が採用されると、請求書の発行からアーカイブまでの全体的な請求書のライフサイクルが自動化されます。その結果、企業はより効率的に運営され、エラーが最小限に抑えられ、規制を遵守します。
税務技術への増大するニーズ
電子請求書により、効率的な税務技術へのニーズが高まっています。これは、電子請求書が税金詐欺の割合を減らし、企業が税金をより一層管理できる強力なツールであるためです。自動化されたインフラストラクチャとリアルタイムの売上データにより、企業が成長し進化するにつれて、税務技術への一貫した需要が生まれます。
戦略的にビジネスを準備する
電子請求書を採用し実装する前に、ビジネスにもたらす費用効益を理解し、実装アプローチを評価し、電子請求書を採用するための技術要件をレビューし、既存の規制に準拠することを確認する必要があります。
Zuoraを使用して、e-請求プロセスを効率化しましょう。
電子請求書市場のグローバル価値は、2024年から2028年の間に年平均28%増加し、採用と実装のレベル、効果的な電子請求ソリューションの必要性が高まると予想されています。年間28%増加する。
電子請求サービスプロバイダーの作成から電子請求ファイルテンプレートの定義まで、Zuoraは多様な電子請求規制にシームレスに適応する包括的なガイドを提供しています。
Zuoraは、電子請求のファイル生成プロセスを効率化します。直感的なUIまたは柔軟なREST API操作を通じて、請求書が掲示された状態に達したときに自動プロセスを簡単にトリガーできます。リアルタイムの監視とエラートラッキングにより透明性が確保され、遅延やエラーのリスクが最小限に抑えられます。
異なるおよび多様な電子請求構成や規制により、Zuoraは一般的および国別の設定に対する利用しやすいプラットフォームを提供することで、構成の複雑さを簡素化しています。
サービスプロバイダーとのシームレスな統合
サードパーティーの電子請求サービスプロバイダーとの統合は、入念なプロセス、認証キー管理、潜在的な互換性の問題を伴うことがよくあります。Zuoraは、SovosやAvalaraなどの主要な電子請求サービスプロバイダーとの接続の合理化プロセスを提供することで、手間を省きます。
認証キーの取得からZuora UIを介したプロバイダーの設定まで、統合の過程は安全で効率的、ユーザーフレンドリーです。今日からZuoraで電子請求プロセスを簡素化してください。
E-請求書のFAQs
請求書と電子請求書の違いは何ですか？
請求書と電子請求書の違いは、請求書が紙の請求書であるのに対して、電子請求書は電子的な請求書であるという点です。つまり、電子請求書は構造化された形式でデジタルまたは電子的に発行され、送信され、受け取られます。
EDIと電子請求書の違いは何ですか？
EDI（電子データ交換）は、通常の電子請求書に基本情報しか含まれていない場合よりも、ビジネストランザクションに関する詳細情報を含む請求書を送受信する方法です。EDIを使用して、電子請求書よりもさらに多くのメッセージタイプを送信することもできます。
米国で電子請求書は義務付けられていますか？
現在、米国では電子請求書の義務化はされていませんが、より多くの取り組みが進められて、その利用を促進する動きがあります。
英国で電子請求書は義務付けられていますか？
英国ではB2B取引では電子請求書は必須ではありませんが、公共部門での作業時には義務付けられています。
誰が電子請求書を作成する必要がありますか？
売り手が買い手に対して電子請求書を作成または発行する責任があります。これには、買い手や顧客に販売される製品や提供されるサービスに関する情報が含まれます。
誰が電子請求書を利用できますか？
売上高や収益が一定の閾値を超える企業が電子請求書を利用できます。つまり、規制機関は企業が電子請求書を採用し実施するために達成しなければならない売上高を定めています。
私の電子請求書ソリューションのコンプライアンスを評価するツールはありますか？
一部のツールでは、標準的な規制構文や規則に関するあなたの電子請求書ソリューションのコンプライアンスをチェックすることができます。
