ACCOMPAGNEMENT STRATÉGIQUE

Des inconnues vous empêchent-elles d’automatiser vos recettes ?

Neuf avantages d’une automatisation de bout en bout des recettes

Lorsque nous parlons aux CAO (Chief Accounting Officer), aux contrôleurs et aux responsables de la comptabilité des recettes, ils nous disent souvent la même chose : « Notre processus gestion des revenus est automatisé. » Mais en creusant, ce que nous découvrons en fait est un maillage de feuilles de calcul combiné à un module ERP personnalisé de comptabilisation des recettes. Et ça ce n’est pas de l’automatisation.

Qu’entendons-nous donc exactement par automatisation de bout en bout des recettes ?

90 à 98 % des revenus gérés automatiquement dans le système
Interventions manuelles minimales dans le traitement des transactions
Accès en temps réel aux données et aux rapports
Prise en charge de nouveaux produits et modèles de tarification

Nous savons ce que vous pensez : ce niveau d’automatisation est tout sauf simple. Mais nous entendons sans cesse des clients dire que les avantages l’emportent largement sur les coûts et les efforts de mise en œuvre. En fait, nos clients nous disent souvent qu’ils auraient aimé avoir automatisé leurs processus de gestion des revenus plus tôt.

Sur la base des retours de clients issus de centaines d’implémentations, nous avons compilé une liste de neuf principaux avantages d’une automatisation de bout en bout des recettes, quelle que soit la solution que vous choisissez :

Développement de l’entreprise sans augmentation des effectifs
Gains de temps et redirection des ressources vers des tâches à valeur ajoutée
Réduction des erreurs et des risques
Simplification des audits et réduction des coûts d’audit
Lancement rapide de nouveaux produits et modèles de tarification
Visibilité en temps réel sur les revenus et rationalisation des prévisions
Gestion des transactions stratégiques
Rôle plus important de l’équipe comptable dans l’entreprise
Augmentation de la satisfaction et de la rétention des salariés

1. Développement de l’entreprise sans augmentation des effectifs

Grâce à une automatisation de bout en bout des recettes, les équipes chargées de gérer les revenus n’ont pas à se soucier de devoir augmenter les effectifs en raison d’une augmentation des volumes.

Les feuilles de calcul deviennent inefficaces lorsqu’elles atteignent un certain volume de transactions et exigent chaque mois un nombre important d’heures pour valider et maintenir en permanence les données comptables sur les revenus. Bien que les feuilles de calcul soient des outils puissants que les équipes comptables utilisent avec succès depuis des décennies pour fournir des chiffres complets et précis sur les recettes, leur capacité est limitée (environ un million de lignes dans Excel), ce qui limite le nombre de transactions pouvant être capturées et traitées dans un tableur. Toute personne ayant déjà travaillé avec des ensembles de données atteignant même 50 % de cette limite connaît très bien la frustration du sablier ou de la roue qui ne cesse de tourner. Pour être traitées, les données sur les revenus doivent donc être segmentées, ce qui rend le processus inefficace et ouvre la voie aux erreurs.

Au-delà des feuilles de calcul, les ERP ont été conçus pour capturer les chiffres de revenus finaux, et non pour être un référentiel pour tous les contrats contenant des données relatives aux clients. Comme les feuilles de calcul, les ERP comportent également des limites (et des implications financières) en termes de quantité de données traitées ou conservées dans le système. Pour éviter ces limites et les coûts supplémentaires potentiels, de nombreuses équipes comptables se retrouvent à créer des rapports, des requêtes ou des codes personnalisés pour rassembler toutes les données requises.

« Il n’est pas rare que des entreprises soient capables d’augmenter le nombre de contrats et d’augmenter leurs revenus de 100 à 200 % – sans nécessiter des ressources supplémentaires. » – Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

2. Gains de temps et redirection des ressources vers des tâches à valeur ajoutée

En centralisant les données sur les revenus grâce à des intégrations automatisées, vous pouvez éliminer les réseaux tentaculaires de feuilles de calcul qui doivent être mises à jour et liées manuellement. Cette élimination d’une grande partie des tâches manuelles chronophages et à faible valeur ajoutée se traduit directement par une efficacité opérationnelle et des économies importantes en termes de délai de clôture des comptes et de coûts. Résultat : de nombreuses équipes clôturent les comptes plus rapidement, réduisent les heures supplémentaires des collaborateurs et peuvent se recentrer sur des tâches plus stratégiques.

« Réduire d’un à deux jours le délai de clôture est très courant. Si vous n’atteignez pas ce minimum, quelque chose ne va pas. Il ne s’agit pas seulement de clôturer les comptes plus rapidement, mais aussi d’avoir plus d’influence au cours du trimestre. Tout le monde veut raccourcir les délais de clôture pour pouvoir consacrer plus de temps à l’entreprise. C’est une autre manière d’y parvenir. » – Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

3. Réduction des erreurs et des risques

Les processus manuels introduisent plusieurs types de risques : le risque d’erreurs humaines, le risque que des collaborateurs clés partent et emportent avec eux leur connaissance inhérente du processus et des systèmes, le risque de transfert de données et de rupture de scripts personnalisés… L’extraction et la manipulation manuelles des données, combinées au fait que les salariés doivent travailler à des heures tardives pour clôturer les comptes à la fin du mois, créent un risque ingérable d’erreurs humaines qui entraîne inévitablement des défaillances dans le processus. Une automatisation des recettes réduit les erreurs en éliminant les humains de l’équation grâce à une approche de gestion des données qui ne nécessite aucune intervention.

« Des équipes comptables debout toute la nuit ? Nous savons tous que c’est le cas. Toute autre entité se plaindrait auprès de la direction en disant : « C’est insensé. Pourquoi travaillons-nous après minuit ? » Et quel est le niveau d’erreur possible, disons, après 22 heures ? Il n’est pas de zéro. Ce qui différencie les entreprises leaders, c’est qu’elles sont capables d’automatiser 90 %, 95 %, voire plus, de toute la gestion de leurs revenus, tandis que les autres restent éveillés après minuit. » – Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

4. Simplification des audits et réduction des coûts d’audit

Au lieu d’audits de processus qui impliquent de vérifier manuellement des feuilles de calcul et obligent les comptables à montrer tout leur travail, une automatisation des recettes permet aux auditeurs de vérifier simplement un système automatisé. En général, lorsqu’une entreprise utilise des contrôles technologiques solides, son profil de risque diminue, ce qui améliore la transparence, réduit le temps passé par les salariés à participer à l’audit et renforce les contrôles internes qui permettent aux auditeurs d’effectuer des validations rapides. La réduction des risques et du temps de validation (c’est-à-dire un échantillon par an au lieu d’un grand échantillon de contrôles manuels) peut entraîner une réduction globale des honoraires des auditeurs et des coûts pour les heures ou les ressources supplémentaires. Selon Gartner, une automatisation des contrôles internes réduit les frais d’audit de 27 %. Une automatisation des recettes facilite la prévention et la détection des problèmes tout en renforçant la sécurité grâce aux contrôles d’accès, qui n’existent pas avec les processus manuels.

« Lorsque vous avez un audit système où les auditeurs sont à l’aise avec le système qui applique automatiquement un ensemble de règles configurées à toutes vos transactions, il est beaucoup plus facile de prouver vos chiffres que d’avoir une salle pleine d’auditeurs essayant de recalculer tout ce que vous avez déjà fait dans ces multiples feuilles de calcul. » – Emily Daigle, VP & GM, Zuora Revenue

5. Lancement rapide de nouveaux produits et modèles de tarification

Dans le paysage numérique actuel, les clients trouvent de plus en plus de valeur dans des modèles commerciaux flexibles, qui à leur tour exigent des entreprises qu’elles soient agiles dans les contrats qu’elles proposent – et par extension, dans le processus de comptabilisation des recettes. Ces modèles présentent de nombreux avantages pour l’entreprise, mais de nouveaux modèles de tarification (par ex. : tarification à l’usage), le lancement de nouveaux produits ou les offres groupées complexifient le processus de comptabilisation des recettes. Ces éléments peuvent nécessiter de consacrer du temps et des ressources supplémentaires pour clôturer les comptes et garantir l’exactitude des chiffres de revenus finaux. Une automatisation des recettes permet de gérer une plus grande complexité avec moins de ressources, en rationalisant le processus pour les salariés de plusieurs départements (finances, ventes, gestion, etc.).

« Ce que nous constatons, c’est qu’avec certains de ces anciens systèmes, si vous souhaitez lancer une nouvelle offre, vous vous retrouvez à gérer un long projet très intense pour mettre en œuvre une simple offre groupée. Or, nous devons réagir rapidement au marché. C’est extrêmement critique. » – Hyrum Steed, Director of Revenue, Cricut

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6. Visibilité en temps réel sur les revenus et rationalisation des prévisions

Une automatisation des recettes permet aux équipes de gestion des revenus de voir les valeurs précises des revenus actuels (GAAP ou IFRS), à tout moment sans attendre que les chiffres soient finalisés à la fin du mois ou du trimestre. Les dirigeants peuvent ainsi prendre des décisions commerciales éclairées et proactives, qu’ils explorent des opportunités d’incitation à la vente, des remises ou de nouvelles tendances du marché. De leur côté, les équipes de comptabilisation des recettes peuvent également créer des prévisionnels plus précis pour leurs conseils d’administration, leurs investisseurs et la bourse. Elles évitent ainsi les surprises de fin de trimestre où les chiffres diffèrent des attentes ou contiennent des erreurs qui inquiètent les auditeurs, retardent les déclarations ou diminuent la confiance des investisseurs. Un sous-livre de compte automatisé devient un référentiel unique auquel les parties prenantes peuvent accéder et analyser sur plusieurs dimensions, ce qui permet aux équipes de planification et analyse financière (FP&A) d’être plus autonomes et confiantes dans les données de revenus.

« Grâce aux rapports en temps réel, il est beaucoup plus facile pour le service FP&A d’avoir une idée de l’évolution du trimestre. Il y a souvent un volume élevé la dernière semaine du mois, et pouvoir savoir où vous en êtes en temps réel, au fur et à mesure que ces transactions sont enregistrées, est une chose tellement essentielle. » – Hyrum Steed, Director of Revenue, Cricut

7. Gestion des transactions stratégiques

Que vous acquériez de nouvelles entreprises ou que la vôtre se prépare à être rachetée, vous devez disposer d’un système de comptabilisation des recettes capable de s’intégrer parfaitement à d’autres systèmes. Lors de transactions telles que les introductions en bourse, les dépôts SPAC ou d’autres opportunités de fusions et acquisitions, les équipes comptables et financières ont besoin d’analyser de nombreux ensembles de données sur les revenus de plusieurs manières. Par exemple, les équipes FP&A doivent diffuser les données sur les revenus de toutes les entités combinées lors d’une négociation de fusion. La comptabilisation automatisée des recettes permet non seulement de répondre facilement aux questions sur les revenus, mais aussi de déterminer si une transaction est conclue.

« Certaines entreprises n’ont pas été en mesure de conclure des transactions de fusion et acquisition en raison de problèmes de comptabilisation des recettes. Comment quantifier ce risque ? C’est un facteur existentiel pour les actionnaires et l’entreprise. Lorsque les analystes financiers qui suivent votre action n’ont pas confiance en vos chiffres, ils s’en vont. Il y a 10 000 autres sociétés dans lesquelles ils peuvent investir. Et c’est un risque existentiel. » – Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

8. Rôle plus important de l’équipe comptable dans l’entreprise

Les professionnels de la comptabilisation des recettes sont connus pour leurs capacité à résoudre les problèmes. Mais la plupart des équipes de comptabilisation des recettes passent la majorité de leur temps à manipuler des feuilles de calcul et à vérifier des formules. Grâce à l’automatisation des recettes, les professionnels de la comptabilité hautement qualifiés peuvent se concentrer sur l’analyse des tendances et travailler avec d’autres départements sur une planification stratégique et prospective des revenus. Les équipes comptables se positionnent ainsi comme des partenaires commerciaux influents et percutants pour le reste de l’entreprise.

« L’ancienne version de la comptabilité qui consistait à rester en retrait et à ne faire les comptes qu’après que tout le monde ait pris la décision est révolu depuis longtemps. La comptabilité doit évoluer. Vous devez être impliqué en amont avec l’entreprise, avec les ventes. Pour exceller dans la comptabilisation des recettes, vous devez maîtriser la manière dont votre entreprise vend à ses clients, dont les produits sont tarifés et dont les clients perçoivent vos produits et services. Si vous investissez du temps pour vraiment comprendre l’entreprise, la gestion de vos revenus devient vraiment facile. » – Bryan Anderson, Partner of Accounting and Reporting Advisory Practice, Deloitte

9. Augmentation de la satisfaction et de la rétention des salariés

La plupart des comptables préféreraient passer leur temps à se concentrer sur des tâches stratégiques, telles que l’analyse ou les négociations de contrats internes avec les ventes ou le bureau des transactions, plutôt que d’effectuer des processus manuels fastidieux. Alors que les comptables débutants effectuent une certaine quantité de tâches manuelles ou répétitives dans le cadre de leurs responsabilités quotidiennes, l’automatisation des recettes minimise les tâches à faible valeur ajoutée et améliore l’engagement et la fidélisation des salariés. Ces professionnels hautement qualifiés ne devraient pas avoir à veiller tard pour effectuer des tâches laborieuses. Au lieu de cela, ils devraient être responsables d’objectifs qui ont un impact réel sur l’entreprise tout en maintenant une charge de travail raisonnable.

« La main-d’œuvre change. La question est donc de savoir ‹ Comment montrer plus d’intention avec les effectifs dont je dispose et l’expérience que je leur offre, et comment investir dans mon personnel ? › » – Chris Hane, Managing Director of Subscription and Revenue Practice, Deloitte

En savoir plus sur l’auteur

Em Daigle

GM de Zuora Revenue

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Visionnez notre webinaire « État des lieux de l’automatisation des recettes » pour un regard approfondi sur les avantages d’une automatisation des recettes. Ce webinaire est animé par Andrew Dailey, Managing Director de MGI Research et Hyrum Steed, Director of Revenue Accounting chez Cricut.

Automatisation des recettes : passez à la prochaine étape

Prêt pour la prochaine étape ? Zuora Revenue automatise la comptabilisation des recettes, quel que soit le modèle commercial, et permet aux équipes de rapprocher et de générer des rapports sur ces flux de revenus en temps réel. Plus de 90 % de nos déploiements ne nécessitent aucune personnalisation. Mais ne nous croyez pas sur parole. Voici ce que disent nos clients :

« Zuora Revenue a été conçu dès le départ pour répondre aux besoins des comptables chargés des recettes. Après seulement un trimestre, notre équipe a constaté de nombreux avantages. La configuration groupée a amélioré la précision de nos allocations de revenus, la configuration des règles de regroupement personnalisables a éliminé les tâches manuelles fastidieuses pour la clôture des comptes, et l’interface conviviale nous a permis d’augmenter les fonctionnalités et la commodité. » – Tony Zhang, Senior Revenue Manager, Nutanix

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