Gainsight ist ein rasch wachsendes Softwareunternehmen, dass den Bereich Kundenerfolg neu definiert. Mit einem raschen Wachstum gehen jedoch auch betriebliche Hürden einher – insbesondere bei der Umsatzbilanzierung.

Gainsight found themselves in a far from ideal situation. “Revenue is something that you don’t want to worry about,” states Karl Mosgofian, CIO of Gainsight. “You want to have confidence in the data, but having various components working together did not give that comfort feeling.” 

Manual calculations took team members’ time away from pursuing more strategic initiatives. Audits were time-consuming as data that had been calculated manually had to be recalculated to ensure accuracy of the results. During these recalculations, errors would sometimes surface, prompting the need for manual adjustments. “It was a huge time sink for IT team members, who were trying, in parallel, to stay on top of their regular responsibilities,” explains Mosgofian. “Beyond IT, others were spending so much time doing normal revenue processing, rather than thinking more strategically or exploring different business models.” The Accounting team was significantly impacted as it was challenging to complete basic, yet critical tasks, including closing a quarter.

Gainsight entschied sich für Zuora Revenue, um die umsatzbezogenen Prozesse des Unternehmens zu automatisieren und eine genauere Umsatzberichterstattung zu ermöglichen. „Man will ein zuverlässiges Umsatzsystem, auf das man sich verlassen kann, damit man nicht ständig die Daten überprüfen muss“, erklärt Mosgofian. „Zuora Revenue war die beste Lösung, die zu unserem Geschäftsmodell passt.“

Gainsight verließ sich bei der Konfiguration von Zuora Revenue in hohem Maße auf die Beratung durch Zuora Professional Services. „Ein Teil der Schwierigkeit bei einem Projekt wie diesem bestand darin, dass wir nicht unbedingt wussten, welche Fragen wir stellen sollten, da die Lösung für uns neu war“, erklärt Mosgofian. „Die Experten von Zuora•Revenue kennen sich gut aus. Daher konnten sie uns beratend zur Seite stehen und uns auch relevante Best Practices vermitteln. Dank dieser Unterstützung kann das Team von Gainsight eigenständig entscheiden, wann es die Standardeinstellungen verwenden und wann es besser individuelle Konfigurationen wählen sollte.

Mit Zuora Revenue hat Gainsight nun Zugang zu vielen Funktionen, die sich positiv auf die Geschäftsentwicklung ausgewirkt haben. Gainsight nutzt Zuora Revenue zur Automatisierung und Skalierung von Vertragsänderungen, zur Verknüpfung und Entkopplung von Anwendungsfällen, zur Durchführung von Massenaktualisierungen und mehr.Das Team kann sich auf die in den Berichten von Zuora Revenue präsentierten Daten verlassen, hat einen besseren Überblick über die verbuchten Umsätze und kann genauere Umsatzprognosen erstellen. Die Teammitglieder wissen auch den Zugang zu Features zu schätzen, die in ihrem vorherigen System fehlten, wie beispielsweise SSP-Funktionen, Massenzuweisungen, kurz- und langfristige Berechnungen sowie die Aufteilung von Vertragsaktiva und Vertragspassiva. 

Gainsight ist jetzt in der Lage, den tagtäglichen Umsatz des Unternehmens abzuwickeln, ohne die Belegschaft unnötig dabei zu belasten. 

„Wir haben mit Zuora Revenue bereits erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt“, erklärt Anna Lee, Director of Revenue. „Von der automatischen Berechnung von Vertragsänderungen bis hin zu Sammelaktualisierungen von Daten über die benutzerfreundliche Oberfläche der Lösung•– Zuora Revenue hat unser Unternehmen grundlegend verändert.“ 

Faster month-end close: The amount of time required to complete month-end close has been reduced by approximately 30 percent. According to Lee, “We’ve gone from closing Revenue using best estimates to closing them properly and rolling the numbers forward to the next month, giving us a good starting point.” Lee looks forward to the day when they can close the books on day zero.

Reduzierung von Fehlern: Fewer errors have resulted in fewer questions being asked by top management and the Board because there is more confidence in the accuracy of the data provided. When questions are asked, it takes less time to answer them thanks to access to real-time data. On the occasion when an error surfaces, it is easy to identify using a log in Zuora Revenue.

Improved reporting: Lee appreciates Zuora Revenue’s extensive reporting capabilities. “In our old world, producing basic operational, day-to-day reports had to be done in Excel,” explains Lee. “Now I can easily and quickly pull a report in RevPro, and rely on the data.” The timeliness of the information, combined with the improved visibility, has also improved agility in the business.  

Weniger Zeitaufwand für die Durchführung eines Audits: Durch die Implementierung von Zuora Revenue war Gainsight in der Lage, ein Audit in der Hälfte der zuvor benötigten Zeit abzuschließen. „Die Möglichkeit, eine Prüfung mit genaueren Daten durchzuführen, spart uns Zeit und Geld“, so Lee.

Mehr Zeit für strategische Arbeit: Da viele umsatzbezogene Prozesse nun automatisiert sind, hat das Team von Gainsight heute mehr Zeit für die Umsatzanalyse und kann sich auf die Umsetzung strategischer Initiativen wie beispielsweise die Evaluierung verschiedener Geschäftsmodelle konzentrieren. 

Im Zuge des anhaltenden beeindruckenden Wachstums von Gainsight, der Expansion in neue Regionen und der Einführung neuer Geschäftsmodelle dient Zuora Revenue als Grundpfeiler der Umsatzbilanzierung des Unternehmens. Das Gainsight-Team konzentriert sich nun engagiert auf die Verbesserung der Front-End-Systeme sowie der Daten, die in Zuora Revenue einfließen. Dies ist Teil des Wegs hin zur kontinuierlichen Verbesserung und stärkeren Automatisierung.